Paie de vacances - Cessation d'emploi ou départ temporaire, avec congé, avec paie pour la période courante

Généralement, la paie de vacances versée lors d'une cessation d'emploi ou d'un départ temporaire (avec production d'un Relevé d'emploi) est produite « sans congé » en vertu de la réglementation. Veuillez vous assurer que la paie de vacances doit vraiment être produite « avec congé » avant le traitement.

Afin de produire un relevé d'emploi fidèle, cette procédure vous permettra, pour les besoins de l'assurance-emploi, d'accomplir toutes les tâches nécessaires afin de réattribuer les heures et les gains aux périodes de paie appropriées. Prenez note que, dans le cas du versement du contenu de l'accumulateur de vacances accompagné de la prise d'un congé, les heures et les gains sont assurables. Vous aurez habituellement à effectuer quelques calculs vous-même.

Étant donné que l'employé reçoit un salaire, vous devez évaluer quelles valeurs seront pertinentes à la période de congé après que la paie en cours aura été produite. La façon la plus simple de le faire (décrite ci-dessous) consiste à demander un Aperçu des résultats de votre paie.

Préalables

Vous pouvez utiliser la procédure décrite ci-dessous lorsque la situation satisfait tous les critères suivants :

  • L'employé cessera de travailler, définitivement ou temporairement, pendant la période de paie en cours.
  • L'employé a demandé un Relevé d'emploi.
  • L'employé touche la totalité de sa paie de vacances avec congé.
  • L'employé recevra un autre salaire au cours du même traitement.
  • Il est possible que le versement de la paie de vacances accumulée, à laquelle s'ajoute le montant cumulé pendant la période de paie courante, couvre plus d'une période de paie.

Remarque : Si vous savez que la période de congé ne commencera pas au cours d'une période de paie pour se terminer dans une autre, ne tenez pas compte des étapes 3-7. Tenez compte dans vos calculs, toutefois, que le montant de la paie de vacances augmentera avec la paie courante. Ainsi, le nombre d'heures assurables de l'employé augmentera également.

Étapes

Comment verser le contenu complet de l'accumulateur de vacances, avec congé, quand l'employé cesse de travailler, définitivement ou temporairement, recevoir de paie pour la période courante :

  1. Procédez à la cessation d'emploi en choisissant les options qui conviennent. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :

    1. Ouvrez la page Changement de statut / RE.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez RE / Changement de statut de l'employé > Changement de statut / RE.

    2. Sélectionnez le nom de l'employé à partir de la Liste des employés.

    3. Sélectionnez dans la liste l'option appropriée de cessation d'emploi, puis cliquez sur le bouton Allez.

      Remarque : Étant donné que vous versez le montant de l'accumulateur de vacances, vous devez sélectionner une option qui comprend aussi le traitement de la paie courante. Pour plus d’information, consultez la rubrique Options de changement de statut.

    4. Remplissez la page Changement de statut.

    5. Cliquez sur Enregistrer.

  2. Entrez les données de la paie courante, sélectionnez la période visée par l'exonération du RPC/RRQ et demandez le versement complet du contenu de l'accumulateur de vacances, avec congé.

    1. Ouvrez la page Feuille de présence.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Feuille de présence.
    2. Enregistrez le taux de rémunération de base de l'employé.

    3. Entrez toutes les heures et tous les gains, y compris les montants de substitution du salaire et des gains permanents, s'il y a lieu.

      Remarque : Pour obtenir les gains permanents réguliers de l'employé, ouvrez la page Taux, facteurs et gains permanents.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Taux, facteurs et gains permanents.

    4. Sélectionnez dans la liste Période visée la période qui correspond au nombre de semaines couvertes par le montant versé (salaire et paie de vacances).

      Cette précision permet d'exonérer des cotisations au RPC/RRQ tous les gains reçus (salaire et paie de vacances, avec congé).

      Remarque : Le champ Montant courant contenu dans l'accumulateur de vacances de la page Feuille de présence présente une valeur cumulée incluant le cumul de la dernière liste de paie traitée. Cependant, ce champ ne tient pas compte du cumul de la paie courante. À ce moment-ci de la procédure, la valeur totale de l'accumulateur de vacances pourra être évaluée (le calcul des heures est présenté en détail plus loin).

    5. Demandez le versement complet du contenu de l'accumulateur de vacances. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :

      Sélectionnez l'option Oui – avec congé dans la liste Verser le montant complet?.

      Si vous avez constaté que la période visée dépasse la durée de la période de paie courante, sélectionnez la période de paie suivante dans la liste Quelle période de paie?. Cela facilitera le pistage du transfert des heures et des gains.

    6. Cliquez sur Enregistrer.

  3. Calculez la valeur totale de l'accumulateur de vacances, résultant des gains passés et présents.

    Étant donné que les gains courants pourraient augmenter la valeur de l'accumulateur, vous devez demander un Aperçu des résultats de la paie en cours afin de déterminer la valeur finale de l'accumulateur de vacances.

    1. Ouvrez la page Aperçu des résultats.Fermé Dans le menu Traitement, sélectionnez Aperçu des résultats.
    2. Cliquez sur le bouton Demander.
    3. Une fois l'aperçu des résultats obtenus, cliquez sur le bouton Totaux des employés. Cliquez sur le lien du nom de l'employé sélectionné pour ouvrir la page Détails de la paie de l'employé.

    4. Notez la valeur de l'équivalent horaire affichée dans la page Détails de la paie de l'employé.

      Dans le cas des employés rémunérés à taux horaire, cette valeur correspond à leur taux horaire.

      Dans le cas des employés rémunérés à salaire, cette valeur correspond à leur salaire par période de paie divisé par le nombre d'heures d'une période de paie.

    5. Notez la valeur actuelle de la paie de vacances (PAIE VAC.) affichée dans la page Détails de la paie de l'employé.

      Il s'agit du montant total versé à partir de l'accumulateur, y compris le montant cumulé lors de la paie courante.

  4. Pour les besoins de l'AE, calculez le nombre d'heures assurables correspondant au montant de l'accumulateur de vacances afin d'obtenir à la fois les montants en dollars et en heures. (Dans le cas de vacances avec congé, les heures et les gains sont assurables.) Pour obtenir ce résultat, il faut diviser le montant courant contenu dans l'accumulateur de vacances par le taux horaire de l'employé.

  5. Notez le nombre d'heures de vacances assurables résultant de votre calcul (le nombre doit comporter deux décimales).

  6. S'il y a lieu, calculez vous-même le nombre d'heures de vacances et les montants que vous devrez attribuer à d'autres périodes de paie. (Il s'agit de périodes de paie différentes de la période de paie à laquelle vous avez attribué, dans la page Feuille de présence, la valeur de l'accumulateur de vacances en sélectionnant Quelle période de paie?)

    Pour calculer le montant à transférer, vous devez connaître le nombre d'heures normales par période de paie de l'employé.

    Remarque : Le nombre d'heures normales par période de paie de l'employé se trouve dans la page Dossier d'employé.Fermé Dans le menu Paie, sélectionnez Embauche/Profil > Dossier d'employé.

    Si l'employé a travaillé durant toute la période de paie courante, les heures de vacances (et les gains associés à ces heures) seront attribuées à la période de paie suivante.

    Si l'employé a travaillé durant une partie de la période de paie courante, les heures de vacances (et les gains associés à ces heures) devront d'abord être additionnées aux heures de travail de la période de paie courante, jusqu'à l'atteinte du nombre d'heures normales par période de paie.

  7. Transférez les heures (et les gains associés à ces heures) aux périodes de paie auxquelles elles doivent être attribuées. Utilisez les calculs effectués à l'étape précédente.
    1. Ouvrez la page Rectifications des gains assurables.Fermé Dans le menu Paie, cliquez sur RE / Changement de statut de l'employé > Rectifications des gains assurables.
    2. Sélectionnez le nom de l'employé à partir de la Liste des employés.

    3. Dans la liste Mesure à prendre, sélectionnez l'option Transférer des gains assurables ou des heures assurables d'une période de paie à une autre, puis cliquez sur Allez.

      Remarque : Étant donné que la paie n'a pas été traitée, la section Historique ne comprend pas les données que vous avez entrées pendant la période de paie courante.

      Remarque : Après avoir transféré des heures et des gains, certaines valeurs de la période de paie de départ deviendront négatives. Après que la paie est produite et que l'historique des gains assurables est mis à jour, l'historique des gains assurables est rectifié en utilisant les heures et les gains de la paie courante.

    4. Dans la liste À partir de quelle période de paie?, sélectionnez la période de paie que vous aviez d'abord sélectionnée dans la page Feuille de présence lors du versement de la paie de vacances cumulée.
    5. Dans la liste Vers quelle période de paie?, sélectionnez la période de paie vers laquelle les heures et les gains choisis doivent être transférés.
    6. Entrez les heures et les gains à transférer.

    7. Cliquez sur Enregistrer.

      Si des heures de vacances (et les gains associés à ces heures) se rapportent à une troisième période de paie, répétez la procédure de transfert pour cette troisième période de paie.